Reconnaissez et traitez automatiquement les documents entrants dans votre logiciel logistique
L'essor de l'intelligence artificielle (IA) est inarrêtable. Alors que son utilité pratique était encore incertaine il y a quelques années, des textes complets sont désormais rédigés grâce à des outils comme ChatGPT. Mais l'IA ne se limite pas à la génération de texte – elle apporte également de grands avantages à vos processus logistiques. Non pas en écrivant des textes, mais en les reconnaissant.
Applications de la reconnaissance de formulaires
De la capture de documents à la reconnaissance de formulaires
Avant d’explorer plus en détail les possibilités de l’IA, commençons par un changement de nom important.
Notre solution mise à jour ne s'appelle plus Document Capture, mais Form Recognition. Ce nouveau nom s'aligne sur la technologie Azure que nous utilisons et décrit précisément sa fonction : reconnaître et traiter des formulaires structurés. Il s'agit d'un complément précieux à Document Capture Essentials, qui permet d'ajouter des pièces jointes grâce à la reconnaissance de codes-barres.
Dans vos processus logistiques, vous recevez quotidiennement une grande variété de documents. Rien que pour les factures, chaque fournisseur utilise une mise en page différente, ce qui représente un défi pour les logiciels OCR traditionnels. Grâce à l'intelligence artificielle intégrée, Form Recognition apprend à identifier des modèles et devient ainsi de plus en plus performant.
Traitement automatique des factures d'achat
L'application la plus évidente de Form Recognition est la reconnaissance des factures d'achat.
Ce système permet d'identifier non seulement les informations générales, telles que le fournisseur et le montant total, mais aussi les lignes de facture individuelles. Il fonctionne aussi bien pour les factures reçues sous format numérique que pour celles qui ont été numérisées.
Le résultat ? Les factures sont automatiquement créées dans votre logiciel, ne vous laissant plus qu'à les vérifier et, si nécessaire, les compléter.
Cependant, l'avantage réel ne se limite pas à la reconnaissance. Le véritable gain de temps réside dans le traitement automatique des lignes de facture.
De la reconnaissance des factures à l'automatisation complète
Pour profiter de ces avantages, les données des factures doivent être complètes et correctement préparées dans votre administration. Par exemple, la reconnaissance des lignes de coûts ne fonctionne que si ces lignes sont déjà présentes dans vos dossiers.
Des NOA aux documents douaniers
La reconnaissance de formulaires ne se limite pas aux factures d'achat. D'autres documents logistiques peuvent également être automatiquement identifiés et traités.
Dans de nombreux processus, le contenu d'un fichier PDF détermine à quelle commande ou dossier il est rattaché, après quoi le dossier passe à un statut suivant. Plusieurs clients utilisent déjà la reconnaissance de formulaires pour :
• Notices of Arrival (NOA)
• Documents d’accompagnement à l’exportation de la douane (EX A)
De plus, la demande pour le traitement d'autres documents douaniers, formulaires NVWA et documents utilisés dans les ports (aériens et maritimes) ne cesse de croître.
Pendant que vous lisez ceci, de nouveaux modèles d'IA sont en cours d'entraînement et d'ajout, rendant vos processus encore plus fluides.
Form Recognition : la solution à tout?
La réponse courte : oui, dans de nombreux cas. Form Recognition est une solution polyvalente qui offre une reconnaissance de texte précise à plus de 99 %. Toutefois, ce n’est pas toujours l’option la plus efficace.
Par exemple, si vous recevez seulement quatre factures par an d’un fournisseur spécifique et que leur traitement manuel prend dix minutes, l'effort de programmation pour automatiser ce processus ne serait pas rentable.
En revanche, si vous recevez des factures de certains fournisseurs chaque semaine, demandez-leur s’ils peuvent les envoyer en format UBL ou XML. De même, si vos clients envoient systématiquement leurs commandes en PDF, il pourrait être plus simple de passer à un format CSV ou XML.
Pour une communication fréquente, l'intégration EDI (API) peut être une alternative encore plus efficace. Bien que cela puisse sembler plus complexe que la reconnaissance de texte basée sur l'IA, cela permet d'éliminer les erreurs et d'améliorer la fluidité des échanges.
Plus d’informations?
Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités de Form Recognition? Ou cherchez-vous à automatiser autrement votre communication avec vos clients et fournisseurs?
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