Voici comment éviter les messages d’erreur au passage à la nouvelle année lors de l’enregistrement des entrées, des sorties et des factures
La fin de l'année approche, ce qui signifie que la période chargée de décembre est sur le point de commencer. Vous êtes sans aucun doute en train de travailler pour clôturer l'année en douceur. Une fois cela accompli, il est important de maintenir cet élan et de bien entamer la nouvelle année. Un contrôle de fin d'année est donc essentiel. Cela vous permettra de commencer bien préparé et d'éviter les mauvaises surprises en janvier.
Faites le contrôle de fin d'année
Il y a plusieurs points que vous devez vérifier avant la fin de l'année pour éviter que vos opérations ne s'arrêtent le 1er janvier. Si vous ne mettez pas à jour ces paramètres, des messages d'erreur peuvent apparaître.
Si cela devait arriver, notre équipe de support est prête à vous aider.
Mais prévenir vaut toujours mieux que guérir !
Assurez-vous de vérifier et, si nécessaire, de mettre à jour au moins les étapes suivantes:
Éviter les messages d'erreur lors de l'enregistrement des réceptions et des expéditions
Les erreurs humaines sont vite arrivées. Pour les éviter, vous pouvez configurer vos paramètres comptables afin que les enregistrements ne soient autorisés que pour l'exercice fiscal en cours. Cela aide à prévenir les erreurs de saisie.
Cependant, n'oubliez pas de mettre à jour ce paramètre pour le prochain exercice fiscal. Si vous ne le faites pas, un message d'erreur apparaîtra lorsque quelqu'un essaiera d'enregistrer des réceptions ou des expéditions.
Pour modifier cela, recherchez dans votre système les "Paramètres généraux du grand livre".
Vous serez dirigé vers un écran où vous pourrez renseigner les champs "Réservations autorisées à partir de" et "Réservations autorisées jusqu'à" avec les dates correctes. Si nécessaire, vous pouvez attribuer des périodes de réservation spécifiques à des utilisateurs individuels via les paramètres utilisateurs. Pour cela, recherchez "Paramètres utilisateurs" et saisissez les dates de réservation mises à jour pour l'utilisateur concerné.
Éviter les problèmes lors de la création des factures
Une nouvelle année signifie également une nouvelle période de facturation. Si vos périodes de facturation actuelles se terminent à la fin de 2024, vous rencontrerez des problèmes lors de la création de factures en 2025. Pour éviter cela, vous devez créer de nouvelles périodes dans le "Résumé des périodes de facturation".
Dans le tableau qui s'affiche, sélectionnez la période de facturation que vous souhaitez modifier (par exemple, "Hebdomadaire"). Cliquez ensuite sur "Créer des règles" en haut à gauche. Une série d'options apparaîtra :
Renseignez dans le champ "Nombre de périodes" le nombre de nouvelles périodes que vous souhaitez créer.
Définissez la durée des périodes à l’aide d’un code :
- "W" correspond à une semaine
- "M" correspond à un mois
- "Y" correspond à une année
Par exemple, si la durée de la période est d’une semaine, utilisez le code 1W. Dans le champ "Date de début", entrez la date qui suit immédiatement la dernière période saisie. Vous pouvez laisser le champ "Date de fin" vide.
Ce processus vous permet de générer automatiquement des périodes pour l’année à venir, ce qui vous fait gagner du temps par rapport à une saisie manuelle. Un avantage particulièrement apprécié en cette période chargée.
Préparez vos opérations logistiques pour 2025
Une fois que vous avez également mis à jour vos séries numériques et vos contrats pour les aligner sur les nouvelles périodes, vous serez entièrement prêt à aborder 2025 en toute confiance.
Nous vous souhaitons d’ores et déjà une excellente fin d’année!
